Acta de notificación y requerimiento

¿Qué es?

El acta de notificación y requerimiento es un documento público notarial mediante el cual el notario comunica de forma fehaciente a una persona una información, una decisión o una solicitud realizada por otra, dejando constancia tanto del contenido de la comunicación como de su entrega, de su rechazo o de cualquier otra circunstancia que se produzca durante la notificación. Este tipo de acta se utiliza con frecuencia para reclamar el cumplimiento de obligaciones, requerir el cese de una determinada conducta, comunicar resoluciones o dejar constancia de comunicaciones con relevancia jurídica.

¿Qué documentación debo aportar?

• Documento oficial de identidad en vigor.
• Datos identificativos de la persona o entidad a la que se dirige la notificación.
• Domicilio que permita localizar al destinatario.
• Texto o documentación cuyo contenido deba notificarse.
• En su caso, documento que acredite la representación con la que actúa.

¿Qué trámites realiza la notaría?

Antes de la firma. La notaría comprobará la identidad del requirente, revisará el contenido de la comunicación, asesorará sobre la forma más adecuada de practicar la notificación y preparará el acta.

Después de la firma. La notaría practicará la notificación o el requerimiento conforme a la legislación notarial y dejará constancia del resultado de la diligencia, ya sea la entrega, la negativa a recibirla, la imposibilidad de efectuarla o cualquier otra circunstancia relevante.

Información útil

Una notificación notarial acredita de forma fehaciente tanto el contenido de la comunicación como el intento de entrega y su resultado, lo que puede resultar especialmente útil en procedimientos judiciales o en la defensa de sus derechos.

PREGUNTAS FRECUENTES

• ¿Es necesario que el destinatario acepte la notificación?
  • No. Aunque el destinatario rechace la comunicación o se niegue a recibirla, el notario dejará constancia de lo sucedido en el acta.
• ¿Qué tipo de comunicaciones pueden notificarse?
  • Cualquier comunicación con relevancia jurídica, como reclamaciones de pago, requerimientos para cumplir un contrato, comunicaciones entre copropietarios, arrendadores y arrendatarios, o cualquier otra declaración de voluntad.
• ¿Puede notificarse a una empresa?
  • Sí. Las notificaciones pueden dirigirse tanto a personas físicas como a personas jurídicas.
• ¿Tiene la misma validez que un burofax?
  • Ambos medios permiten acreditar una comunicación, pero el acta notarial incorpora la intervención del notario como fedatario público y proporciona un elevado valor probatorio.

ACTA DE MANIFESTACIONES

¿Qué es?

El acta de manifestaciones es un documento público notarial en el que una persona realiza una declaración ante notario sobre hechos, circunstancias o manifestaciones que considera relevantes. El notario deja constancia de esas declaraciones. Este tipo de acta puede utilizarse para acreditar manifestaciones con trascendencia jurídica, económica o personal, tanto frente a particulares como ante organismos públicos o entidades privadas.

¿Qué documentación debo aportar?

• Documento oficial de identidad en vigor.

• En su caso, los documentos que desee incorporar o mencionar en el acta.

• Cualquier información necesaria para identificar los hechos o circunstancias sobre los que va a manifestarse.

¿Qué trámites realiza la notaría?

Antes de la firma. La notaría comprobará su identidad, le asesorará sobre la idoneidad del acta para la finalidad perseguida y redactará fielmente sus manifestaciones.

Después de la firma. La notaría incorporará el acta al protocolo y le entregará la copia autorizada que solicite.

Información útil

El acta acredita que una determinada declaración fue realizada por una persona en una fecha concreta ante notario, pero no supone que el notario garantice la veracidad de lo manifestado.

PREGUNTAS FRECUENTES

• ¿Puedo aportar documentos junto con mis manifestaciones?
  • Sí. Cuando resulte procedente, los documentos pueden incorporarse al acta o quedar identificados en ella, en cuyo caso será un acta de manifestaciones y protocolización.
• ¿Para qué puede utilizarse un acta de manifestaciones?
  • Puede servir para dejar constancia de hechos o declaraciones con trascendencia jurídica, administrativa o privada, o para acreditar que una determinada manifestación se realizó en una fecha concreta.
• ¿Puede utilizarse como prueba en un procedimiento judicial?
  • Sí. El acta puede aportarse como medio de prueba, correspondiendo al órgano judicial valorar su alcance y eficacia.

ACTA DE EXHIBICIÓN

¿Qué es?

El acta de exhibición es un documento público notarial mediante el cual el notario deja constancia de que una persona le exhibe un documento, un objeto u otro elemento material, describiendo sus características, estado o contenido visible en el momento de la actuación.

¿Qué documentación debo aportar?

• Documento oficial de identidad en vigor.

• El documento, objeto o elemento que desee exhibir.

• En su caso, la documentación necesaria para identificar o contextualizar el objeto de la exhibición.

¿Qué trámites realiza la notaría?

Antes de la firma. La notaría comprobará su identidad, examinará el documento u objeto que vaya a exhibirse y le asesorará sobre la finalidad y alcance del acta.

Después de la firma. La notaría incorporará el acta al protocolo y le entregará la copia autorizada que solicite.

Información útil

El acta de exhibición acredita que un determinado documento u objeto fue mostrado al notario en una fecha concreta y que presentaba las características que este describió en el acta.

PREGUNTAS FRECUENTES

• ¿Pueden exhibirse objetos además de documentos?
  • Sí. El acta puede referirse a documentos, fotografías, dispositivos electrónicos, objetos materiales u otros elementos susceptibles de ser descritos por el notario.
• ¿Puede incorporarse el documento al acta?
  • Dependerá de cada caso. En ocasiones podrá incorporarse al protocolo o dejarse identificado en el propio acta.
• ¿Para qué suele utilizarse un acta de exhibición?
  • Se utiliza para dejar constancia del estado o existencia de documentos u objetos cuando esa circunstancia puede tener relevancia jurídica o probatoria.

CARTA DE INVITACIÓN

¿Qué es?

La carta de invitación es un documento público notarial mediante el cual una persona residente en España manifiesta su compromiso de invitar y alojar temporalmente a un ciudadano extranjero durante su estancia en el país. No obstante, debe tenerse en cuenta que la carta de invitación prevista por la normativa española en materia de extranjería se tramita actualmente ante la Policía Nacional, por lo que el acta notarial únicamente puede servir para dejar constancia de determinadas manifestaciones o compromisos, pero no sustituye el procedimiento administrativo legalmente establecido.

¿Qué documentación debo aportar?

• Documento oficial de identidad en vigor.

• Datos identificativos de la persona invitada.

• Información sobre el domicilio donde se alojará la persona invitada.

¿Qué trámites realiza la notaría?

Antes de la firma. La notaría comprobará su identidad, le informará sobre el alcance del documento y sobre la diferencia entre el acta notarial y el procedimiento administrativo de carta de invitación, redactando el documento conforme a sus manifestaciones.

Después de la firma. La notaría incorporará el acta al protocolo y le entregará la copia autorizada que solicite.

Información útil

Si necesita una carta de invitación para la entrada de un ciudadano extranjero en España, podrá tramitarla ante la Policía Nacional. La intervención notarial puede no sustituir ese procedimiento administrativo.

ACTA DE PRESENCIA

¿Qué es?

El acta de presencia es un documento público notarial mediante el cual el notario deja constancia de hechos, situaciones o circunstancias que percibe personalmente en un lugar y en un momento determinados. Estas actas se utilizan para acreditar, por ejemplo, el estado de un inmueble, la existencia de determinados objetos, el desarrollo de un acto o reunión, la publicación de contenidos o cualquier otra circunstancia que pueda ser relevante desde el punto de vista jurídico. El notario refleja únicamente aquello que observa de forma directa, sin emitir valoraciones o juicios sobre sus causas o consecuencias.

¿Qué documentación debo aportar?

• Documento oficial de identidad en vigor.

• Datos sobre el lugar donde deberá personarse el notario, cuando proceda.

• La información necesaria para identificar el hecho o la circunstancia cuya constatación se solicita.

¿Qué trámites realiza la notaría?

Antes de la firma. La notaría analizará el objeto del acta, comprobará la viabilidad de la actuación y organizará, si es necesario, el desplazamiento del notario al lugar donde deba realizarse la constatación.

Después de la firma. El notario practicará la actuación solicitada, describirá en el acta los hechos que perciba directamente y la notaría le entregará la copia autorizada que solicite.

Información útil

El notario únicamente puede dar fe de aquello que percibe personalmente durante su actuación. El acta no acredita hechos anteriores o posteriores que no hayan sido presenciados por el notario. Tampoco puede extenderse a hechos que requieran conocimientos periciales.

PREGUNTAS FRECUENTES

• ¿Puede el notario desplazarse fuera de la notaría?
  • Sí. De hecho, el acta de presencia está sometida a competencia territorial, por lo que cuando la actuación lo requiera, el notario puede desplazarse dentro de su distrito notarial para realizar el acta de presencia.
• ¿Qué tipo de hechos pueden hacerse constar?
  • Cualquier hecho o circunstancia que el notario pueda percibir directamente, como el estado de un inmueble, la existencia de daños, la celebración de una reunión o la publicación de contenidos.
• ¿El notario emite una opinión sobre lo que observa?
  • No. El notario se limita a describir objetivamente los hechos que percibe, sin realizar valoraciones técnicas o jurídicas sobre ellos.
• ¿Puede utilizarse el acta como prueba?
  • Sí. El acta de presencia constituye un medio especialmente cualificado para acreditar los hechos que el notario presenció personalmente.

ACTA DE PROTOCOLIZACIÓN

¿Qué es?

El acta de protocolización de documentos es un documento público notarial mediante el cual un documento, ya sea público o privado, se incorpora al protocolo notarial para dejar constancia de su existencia, contenido y fecha de incorporación. La protocolización no modifica el contenido ni la naturaleza jurídica del documento incorporado, pero permite su adecuada conservación y facilita la acreditación de que ese documento quedó unido al protocolo notarial en una fecha determinada.

¿Qué documentación debo aportar?

• Documento oficial de identidad en vigor.

• El documento original que desea protocolizar.

¿Qué trámites realiza la notaría?

Antes de la firma. La notaría comprobará su identidad, examinará el documento que desea incorporar y le asesorará sobre la procedencia de su protocolización y sus efectos.

Después de la firma. La notaría incorporará el documento al protocolo notarial y le entregará la copia autorizada o el testimonio que corresponda.

Información útil

La protocolización no convierte un documento privado en un documento público, pero sí deja constancia fehaciente de que ese documento quedó incorporado al protocolo notarial en una fecha determinada. En caso de que el documento esté sujeto a impuestos, deberá ser previamente liquidado debidamente.

PREGUNTAS FRECUENTES

• ¿Qué tipo de documentos pueden protocolizarse?
  • Pueden protocolizarse muy diversos documentos, siempre que su incorporación al protocolo sea legalmente procedente, como documentos privados, certificaciones, resoluciones, informes o cualquier otro documento.
• ¿La protocolización modifica el contenido del documento?
  • No. El documento se incorpora al protocolo tal y como se presenta, sin alterar su contenido.
• ¿La protocolización convierte un documento privado en público?
  • No. La protocolización no cambia la naturaleza jurídica del documento, aunque su incorporación al protocolo queda acreditada mediante un documento público notarial.
• ¿Para qué suele solicitarse una protocolización?
  • Es habitual cuando se desea conservar un documento en el protocolo notarial o acreditar de forma fehaciente su existencia y contenido en una fecha concreta.

LEGITIMACION DE FIRMAS PARA DOCUMENTOS DESTINADOS AL EXTRANJERO

¿Qué es?

La legitimación de firmas es un documento público notarial mediante el cual el notario acredita que una firma ha sido puesta en su presencia o que corresponde a una persona cuya identidad ha comprobado. Cuando el documento va a surtir efectos en otro país, la legitimación de la firma. puede ir seguida, según el Estado de destino, de la Apostilla de La Haya o del procedimiento de legalización diplomática o consular que resulte aplicable.

¿Qué documentación debo aportar?

• Documento oficial de identidad en vigor.

• El documento cuya firma deba legitimarse.

¿Qué trámites realiza la notaría?

Antes de la firma. La notaría comprobará su identidad, revisará el documento y le informará sobre si, además de la legitimación de la firma, será necesario obtener la Apostilla de La Haya, una legalización o una traducción oficial.

Después de la firma. La notaría legitimará la firma y le entregará la copia o el documento correspondiente para que pueda continuar, en su caso, con los trámites exigidos por el país de destino.

Información útil

Cada país establece sus propios requisitos para la aceptación de documentos extranjeros. Antes de iniciar el trámite, es recomendable confirmar si el documento necesita Apostilla, legalización o traducción jurada.

PREGUNTAS FRECUENTES

• ¿Debo firmar el documento delante del notario?
  • Sí, la firma debe realizarse en presencia del notario.
• ¿La legitimación acredita el contenido del documento?
  • No. El notario acredita la autenticidad de la firma o la identidad del firmante, pero no el contenido del documento firmado.
• ¿Hay alguna otra formalidad relevante?
  • Es posible que el notario deba incorporar una copia del documento cuya firma se legitima en un acta, que extenderá de acuerdo con el artículo 207 del Reglamento Notarial.

ACTA DE TITULAR REAL

¿Qué es?

El acta de titular real es un documento público notarial en el que se hace constar la identidad de la persona o personas físicas que, directa o indirectamente, son titulares o ejercen el control efectivo de una persona jurídica, de conformidad con la normativa sobre prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo. Este documento puede ser necesario cuando una sociedad debe acreditar quiénes son sus titulares reales ante determinadas autoridades, entidades financieras u otros sujetos obligados.

¿Qué documentación debo aportar?

• Documento oficial de identidad en vigor.

• Documentación identificativa de la sociedad.

• Información y documentación que permita identificar a los titulares reales o, en su caso, a las personas que ejercen el control efectivo de la entidad.

• Documento oficial de identidad de la persona física que sea titular real.

¿Qué trámites realiza la notaría?

Antes de la firma. La notaría comprobará la identidad del compareciente, analizará la documentación aportada y verificará que la declaración se ajusta a la normativa aplicable.

Después de la firma. La notaría autorizará el acta y le entregará la copia autorizada que solicite para su utilización ante las entidades o autoridades que corresponda.

Información útil

La identificación del titular real es una obligación legal en numerosos actos y operaciones. En estructuras societarias complejas puede ser necesario aportar documentación adicional para acreditar la cadena de titularidad o de control.

PREGUNTAS FRECUENTES

• ¿Qué es un titular real?
  • Con carácter general, es la persona física que posee o controla, directa o indirectamente, una sociedad o que ejerce el control efectivo sobre ella en los términos previstos por la normativa de prevención de blanqueo de capitales.
• ¿Es obligatorio identificar al titular real?
  • Sí, en numerosos supuestos previstos por la normativa de prevención del blanqueo de capitales.
• ¿Qué ocurre si ninguna persona alcanza el porcentaje de participación exigido por la ley?
  • En esos casos, la normativa establece criterios subsidiarios para identificar al titular real, que normalmente recaen sobre quienes ejercen funciones de dirección o administración.
• ¿Es necesario actualizar esta información?
  • Sí. Siempre que cambie la titularidad real o la estructura de control de la entidad será conveniente revisar y, en su caso, actualizar la información.

JURA O PROMESA DE NACIONALIDAD ESPAÑOLA

¿Qué es?

La jura o promesa de nacionalidad española es el acto mediante el cual la persona a la que se le ha concedido la nacionalidad española manifiesta, ante notario, su voluntad de cumplir los requisitos exigidos por la legislación para adquirirla plenamente.

Con carácter general, este acto comprende la jura o promesa de fidelidad al Rey y obediencia a la Constitución y al resto del ordenamiento jurídico, así como, cuando proceda, la renuncia a la nacionalidad anterior. Una vez autorizada el acta, la información se remite al Registro Civil para la práctica de la correspondiente inscripción.

¿Qué documentación debo aportar?

• Documento oficial de identidad en vigor.

• La resolución por la que se concede la nacionalidad española.

• La documentación que resulte exigible según las circunstancias del expediente.

• En su caso, la documentación acreditativa de los datos personales que deban inscribirse en el Registro Civil.

¿Qué trámites realiza la notaría?

Antes de la firma. La notaría comprobará la documentación aportada, verificará que concurren los requisitos legales y preparará el acta de jura o promesa.

Después de la firma. La notaría remitirá electrónicamente la documentación al Registro Civil, cuando así esté previsto, para que pueda practicarse la inscripción correspondiente y continuar la tramitación del expediente.

Información útil

La jura o promesa debe realizarse dentro del plazo establecido en la resolución de concesión de la nacionalidad. Una vez inscrita la adquisición en el Registro Civil, podrán solicitarse el DNI y el pasaporte españoles.

PREGUNTAS FRECUENTES

• ¿La resolución de concesión de la nacionalidad es suficiente para ser español?
  • No. Además de la resolución de la concesión, es necesario realizar la jura o promesa y completar la inscripción en el Registro Civil.
• ¿Es obligatorio renunciar a la nacionalidad anterior?
  • Depende de la legislación aplicable y de los convenios internacionales suscritos por España. En muchos casos no será necesario renunciar a la nacionalidad de origen.
• ¿La notaría entrega el DNI o el pasaporte?

  • No. Una vez inscrita la nacionalidad en el Registro Civil, podrá solicitar estos documentos ante las autoridades competentes.

INTERPELACION AL HEREDERO PARA ACEPTAR O REPUDIAR LA HERENCIA

¿Qué es?

La interpelación al heredero para aceptar o repudiar la herencia es un requerimiento notarial mediante el cual cualquier persona con interés legítimo puede solicitar que se requiera a un heredero para que manifieste si acepta o renuncia a una herencia. Una vez practicado el requerimiento, el heredero dispone del plazo legal para manifestar su decisión. Si transcurre dicho plazo sin contestar, la ley establece que la herencia se entenderá aceptada pura y simplemente. Este procedimiento permite evitar situaciones de incertidumbre cuando la herencia permanece sin aceptar ni repudiar.

¿Qué documentación debo aportar?

• Documento oficial de identidad en vigor.

• Certificado de defunción del causante.

• Certificado del Registro General de Actos de Última Voluntad.

• Copia autorizada del testamento o declaración de herederos.

• Datos identificativos y domicilio del heredero al que deba dirigirse el requerimiento.

¿Qué trámites realiza la notaría?

Antes de la firma. La notaría comprobará que concurren los requisitos legales, revisará la documentación y preparará el requerimiento dirigido al heredero.

Después de la firma. La notaría practicará el requerimiento conforme a la legislación notarial y dejará constancia de la contestación del heredero o, en su caso, de la falta de respuesta y de sus efectos legales.

Información útil

Este procedimiento no obliga al heredero a aceptar la herencia. Le obliga a decidir dentro del plazo legal si la acepta o la repudia.

PREGUNTAS FRECUENTES

• ¿Quién puede solicitar este requerimiento?
  • Cualquier persona que tenga un interés legítimo en que el heredero tome una decisión, como otro heredero, un legatario, un acreedor o cualquier persona cuyos derechos dependan de la aceptación o renuncia de la herencia.
• ¿Cuánto tiempo tiene el heredero para responder?
  • El plazo es el establecido por la legislación civil aplicable desde que el requerimiento ha sido válidamente recibido.
• ¿Qué ocurre si el heredero no responde?
  • Si deja transcurrir el plazo sin manifestar su voluntad, la ley establece que la herencia se entenderá aceptada pura y simplemente. En otras legislaciones autonómicas, como la catalana, el efecto puede ser el contrario.
• ¿Puede el heredero aceptar a beneficio de inventario?
  • Sí. Siempre que se cumplan los requisitos legales, el heredero podrá optar por aceptar la herencia a beneficio de inventario cuando la legislación lo permita.

ACTA DE TRANSPARENCIA MATERIAL HIPOCARIA

¿Qué es?

El acta de transparencia material es un documento público notarial previsto en la Ley 5/2019, reguladora de los contratos de crédito inmobiliario, cuya finalidad es garantizar que la persona prestataria o fiadora ha recibido con la antelación legal toda la documentación del préstamo hipotecario y comprende el contenido y las consecuencias de las condiciones del contrato.

Antes de la firma. del préstamo hipotecario, el notario comprueba que se han cumplido las obligaciones de información por parte de la entidad financiera, resuelve todas las dudas que puedan plantearse y verifica, mediante una entrevista personal, que el prestatario comprende las cláusulas esenciales del préstamo. Este acta es obligatoria y no tiene coste para el prestatario.

¿Qué documentación debo aportar?

• Documento oficial de identidad en vigor.

• La documentación del préstamo que le haya facilitado la entidad financiera, en caso de que la notaría se la solicite.

¿Qué trámites realiza la notaría?

Antes de la firma. La notaría recibe electrónicamente la documentación remitida por la entidad financiera, comprueba que se ha respetado el plazo legal de información, revisa las condiciones del préstamo, le asesora de forma gratuita e imparcial, responde a todas sus preguntas y realiza el test o comprobación de comprensión exigido por la ley.

Después de la firma. Si se cumplen todos los requisitos legales, el notario autorizará el acta de transparencia material. Posteriormente podrá autorizarse la escritura del préstamo hipotecario en la fecha prevista por las partes.

Información útil

La comparecencia para otorgar el acta debe realizarse antes de la firma. del préstamo hipotecario. Sin esta actuación, cuando sea legalmente exigible, no podrá autorizarse la escritura del préstamo.

PREGUNTAS FRECUENTES

• ¿Tengo que pagar el acta de transparencia material?
  • No. El otorgamiento del acta es gratuito para la persona prestataria.
• ¿Es obligatorio acudir personalmente a la notaría?
  • Sí. El notario debe mantener una entrevista personal con el prestatario para comprobar que comprende las condiciones del préstamo y resolver sus dudas.
• ¿Puedo preguntar cualquier duda sobre la hipoteca?
  • Sí. El notario le explicará de forma imparcial todas las cláusulas del préstamo y responderá a las preguntas que considere oportunas antes de la firma..
• ¿La firma del acta implica que debo firmar la hipoteca?
  • No. El acta acredita que ha recibido el asesoramiento legal previsto por la ley, pero no le obliga a formalizar posteriormente el préstamo.
• ¿Cuándo se firma la escritura del préstamo hipotecario?
  • Una vez otorgada el acta y siempre que se cumplan todos los requisitos legales, podrá firmarse la escritura del préstamo hipotecario en la fecha acordada. No cabe que se firme el mismo día de la hipoteca.